Voorraadartikelen instellen in QuickBooks 2019

Door Rosemarie Withee, Ken Withee, Jennifer Reed

Voordat u uw voorraad kunt volgen, moet u twee dingen doen. Eerst moet u QuickBooks vertellen dat u de voorraad wilt bijhouden. Kies hiervoor Bewerken → Voorkeuren. Wanneer QuickBooks het dialoogvenster Voorkeuren weergeeft, klikt u op het pictogram Items & Inventory in de lijst aan de linkerkant. Uw scherm moet er opmerkelijk veel hetzelfde uitzien als het weergegeven scherm. (Mogelijk moet u eerst op het tabblad Bedrijfsvoorkeuren klikken.) Zorg ervoor dat het selectievakje Voorraad en inkooporders actief zijn en dat een van de optieknoppen Waarschuwen als er onvoldoende voorraad is om te verkopen is geselecteerd.



qb19-items-inventaris

Het dialoogvenster Voorkeuren voor Artikelen en inventaris.



Dit is het tweede dat u moet doen: Maak een Lijst met dingen. Deze lijst is een beschrijving van alle items die u mogelijk op een factuur zou kunnen zetten. Met andere woorden, alle artikelen die u bestelt en verkoopt, horen op de Artikellijst.

U had uw eerste itemlijst moeten instellen tijdens de installatie van QuickBooks. Als u een item aan uw lijst moet toevoegen, kiest u Lijsten → Itemlijst. Klik vervolgens op de knop Item, kies Nieuw in het vervolgkeuzemenu en vul het venster Nieuw item in.



Nadat je de inventaris hebt ingeschakeld en je itemlijst hebt ingesteld (of bijgewerkt), kun je je inventaris volgen.

Terwijl u items uit een vrachtwagen laadt, ze per post ontvangt of ze koopt bij een straatventer, moet u de items registreren zodat QuickBooks uw inventaris kan volgen. Hoe u de items registreert en ervoor betaalt, hangt af van of u contant betaalt op de barrelhead, een rekening samen met de items ontvangt of de items zonder rekening ontvangt (in welk geval u de items later betaalt).

En u heeft mogelijk een inkooporder (PO) ingevuld voor de artikelen die u ontvangt. Als dat het geval is, wordt het ontvangen van de items een beetje eenvoudiger. Ik raad ten zeerste aan om een ​​PO in te vullen wanneer je artikelen bestelt die je later gaat ontvangen en betalen.



Items opnemen waarvoor u vooraf betaalt

Oké, je hebt net drie porseleinen kippen gekocht in de bazaar van Marrakesh, en nu wil je ze aan je inventaris toevoegen en de aankoop vastleggen. Hoe registreert u de voorraad waarvoor u over de toonbank hebt betaald? Door natuurlijk het venster 'Schrijf cheques' te gebruiken - op dezelfde manier waarop u andere rekeningen registreert die u vooraf betaalt.

Items opnemen die niet met een factuur komen

Wat gebeurt er als de artikelen vóór de factuur komen? Lucky you - je hebt de spullen en je hoeft er nog niet voor te betalen. U moet wel de inventaris die u zojuist hebt ontvangen, registreren, zodat u weet dat u deze bij de hand heeft. U kunt dat niet doen in het venster Cheques schrijven omdat u geen cheque uitschrijft om voor de spullen te betalen - althans niet voor een tijdje. Hoe registreert u items die u ontvangt voordat u ervoor betaalt? Lees verder:

generieke naam voor tylenol

1. Kies Leveranciers → Artikelen ontvangen of klik op het pictogram Voorraad ontvangen op het startscherm en selecteer de optie Voorraad ontvangen zonder rekening.

U ziet het venster Artikelontvangsten maken, zoals weergegeven. Dit venster lijkt op het venster Rekeningen invoeren, maar er staat: Artikelontvangst. (U ziet het venster Rekeningen invoeren opnieuw wanneer u de rekening voor artikelen ontvangt.)

dosering van allergiemedicijnen voor kinderen
qb19-item-ontvangsten maken

Het venster Artikelontvangsten maken.

2. Vul het bovenste deel van het venster in.

Als u artikelen wilt vastleggen van een leverancier die al in de lijst Leverancier staat, klikt u op de pijl-omlaag en kiest u de leverancier. Als de leverancier een nieuwe leverancier is, kiest u Nieuw toevoegen in het vervolgkeuzemenu en vervolgens, in het dialoogvenster Nieuwe leverancier dat verschijnt, de leverancier in detail. Wanneer u klaar bent met het dialoogvenster Nieuwe leverancier, klikt u op OK.

3. Klik op het tabblad Artikelen.

U hoeft alleen op het tabblad Items te klikken als dit nog niet wordt weergegeven. Waarschijnlijk wel. Maar de erecode van de schrijvers van computerboeken en een dwangmatige persoonlijkheid vereisen dat ik je vertel dat er nog een tabblad is - het tabblad Uitgaven - en dat je het in plaats daarvan zou kunnen weergeven.

4. Ga naar de kolom Item en typ een naam voor het item.

Let op de pijl-omlaag in de kolom Item. Klik erop om de itemlijst te zien. Staat het artikel waarvoor u betaalt op deze lijst? Zo ja, klik erop. Zo niet, voer dan een nieuwe itemnaam in. U ziet het berichtvenster Item niet gevonden. Klik op Ja, vul het dialoogvenster Nieuw item in en klik vervolgens op OK.

U kunt net zo goed de pakbon naar beneden halen en de artikelen invoeren op het tabblad Artikelen. Zorg ervoor dat op het tabblad Artikelen nauwkeurig wordt weergegeven wat er op de pakbon staat. En plaats een korte beschrijving van de items in het Memo-veld, want die beschrijving kan later nuttig zijn, wanneer u uw itembon wilt matchen met de factuur. Wanneer u klaar bent, zou het venster Artikelontvangsten maken er ongeveer zo uit moeten zien als in de vorige afbeelding.

5. Geef als volgt hoeveelheid en kosten op:

  • Aantal kolom: Beschrijf de hoeveelheid die u heeft ontvangen.
  • Kosten kolom: Beschrijf de eenheidskosten van het artikel. Als de itemeenheidskosten die u invoert een wijziging vertegenwoordigt, vraagt ​​QuickBooks of u de standaard itemkosten wilt bijwerken (zoals opgeslagen in de itemlijst) en of u uw standaardprijs voor het item wilt bijwerken.

6. Klik op de knop Opslaan en nieuw of de knop Opslaan en sluiten om de items die u zojuist hebt ontvangen vast te leggen.

moet insuline worden gekoeld?

De items maken officieel deel uit van je inventaris. De artikelontvangst is ingevoerd in het crediteurenregister. Niet alleen dat, maar je bent er ook helemaal klaar voor als de rekening komt.

Betaal voor artikelen wanneer u de rekening krijgt

De artikelen komen aan en u vult een artikelontvangstbewijs in. Er gaan drie weken voorbij. Wat zit er in je mailbox? Wel, het is natuurlijk de rekening! Nu moet u een rekening invoeren voor de artikelen die u drie weken geleden heeft ontvangen. Deze klus is eenvoudig:

1. Kies Leveranciers → Factuur invoeren voor ontvangen artikelen.

Of klik in het startscherm op het pictogram Rekeningen invoeren tegen voorraad. Als u zich in het Leverancierscentrum bevindt, klikt u op Nieuwe transacties en vervolgens op Factuur voor ontvangen artikelen invoeren. Het dialoogvenster Select Item Receipt verschijnt, zoals weergegeven.

qb19-select-item-bon

Het dialoogvenster Artikelontvangst selecteren.

2. Klik op het vervolgkeuzemenu Leverancier en kies de naam van de leverancier die u de rekening heeft gestuurd.

U ziet een of meer artikelbonnen in de doos, met de datum die u op de bon hebt gezet, het referentienummer en de memo die u op de bon hebt geschreven.

3. Selecteer de artikelbon waarvoor u een rekening wilt invoeren en klik vervolgens op OK.

Het venster Rekeningen invoeren verschijnt, zoals weergegeven. Komt deze informatie u bekend voor? Het zou moeten - het is dezelfde informatie die u in het venster Artikelontvangsten maken plaatst, alleen nu werkt u met een factuur, niet met een ontvangstbewijs.

qb19-invoer-rekeningen-venster

Het venster Rekeningen invoeren.

4. Vergelijk het tabblad Artikelen in het venster met de rekening.

Betaalt u voor wat u eerder heeft ontvangen? Verzendkosten en omzetbelasting kunnen aan uw factuur zijn toegevoegd. Het kan ook zijn dat je de prijs moet aanpassen, omdat je misschien hebt geraden toen je de ontvangst van de artikelen registreerde. Als dit het geval is, voegt u de oorspronkelijke ontvangstinformatie toe en past u deze aan via het tabblad Artikelen. (U kunt op de knop Herberekenen klikken om de nieuwe items toe te voegen.)

Hoeveel dagen heeft u om deze rekening te betalen? Moet het nu? Bekijk de regel Voorwaarden om te zien wat de betalingsvoorwaarden van deze leverancier zijn. Wijzig de betalingsvoorwaarden als ze onjuist zijn door een ander item te kiezen in het vervolgkeuzemenu.

U wilt uw rekeningen op het best mogelijke moment betalen, maar daarvoor moeten de voorwaarden in het venster Rekeningen invoeren overeenkomen met de betalingsvoorwaarden van de leverancier.

5. Klik op Opslaan & Nieuw of Opslaan & Sluiten om de rekening vast te leggen.

U moet natuurlijk nog steeds de rekening van de leverancier betalen. Eerlijk genoeg.

omeprazol dosering voor gastritis

Items opnemen en de rekening in één keer betalen

Stel dat u de rekening ontvangt wanneer u de goederen ontvangt. De items worden uit de rug van de olifant gelost en de olifantendrijver maakt een buiging en overhandigt je de rekening. Dit zijn de stappen die u volgt:

1. Kies Leveranciers → Artikelen ontvangen en Factuur invoeren.

Of klik in het startscherm op Inventaris ontvangen en selecteer daar de optie Inventaris met factuur ontvangen. Of klik in het Leverancierscentrum op Nieuwe transacties en vervolgens op Factuur invoeren voor ontvangen artikelen. U ziet het venster Rekeningen invoeren. U kent dit venster en u weet precies wat het is en wat het doet. Als u via de index cold turkey op deze pagina bent beland, moet u voor inventarisatiedoeleinden weten hoe u de items waarvoor u betaalt, kunt registreren.

2. Vul het bovenste deel van het venster in.

Dit spul is vrij basic. Kies een leverancier in het vervolgkeuzemenu en zorg ervoor dat de voorwaarden van de leverancier voor het betalen van deze rekening correct worden weergegeven. Als deze leverancier nieuw is, kiest u Nieuw toevoegen. QuickBooks vraagt ​​u om een ​​informatievenster over de leverancier in te vullen. Doe het. Zorg ervoor dat u de regel Bill Due correct invult.

3. Klik op het tabblad Artikelen en vermeld alle artikelen waarvoor u betaalt.

Om de itemlijst te zien, verplaatst u de cursor naar de itemkolom en klikt u op de pijl-omlaag die verschijnt. Zorg ervoor dat de hoeveelheid en de kosten van de artikelen correct worden vermeld op het tabblad Artikelen.

hoe vorderen covid-symptomen?

4. Klik op Opslaan en nieuw of Opslaan en sluiten.

QuickBooks voegt de items die je hebt vermeld toe aan de itemlijst en maakt ze officiële delen van je inventaris.

Als je spullen verkoopt

Misschien heb je de overeenkomsten opgemerkt tussen het tabblad Artikelen in het venster Rekeningen invoeren en het vak Hoeveelheid/Artikelcode/Beschrijving/Prijs/Elk/Bedrag onderaan een factuur. QuickBooks gebruikt beide voor het bijhouden van inventaris.

Wanneer u spullen verkoopt, past QuickBooks uw voorraad automatisch aan. Met andere woorden, als je 400 porseleinen kippen koopt en er 350 verkoopt, heb je er maar 50 bij de hand. QuickBooks werkt records voor deze wijziging bij. Geen gedoe, geen gedoe. Goh, is dit niet geweldig? Nooit meer 's nachts wakker liggen, je afvragen of je genoeg kippen of wombats of wat dan ook hebt. Hetzelfde gebeurt wanneer u contante verkopen doet. Wanneer u de items op de kassabon vermeldt, gaat QuickBooks ervan uit dat ze uw handen verlaten en trekt ze af van uw inventaris.

Nog iets leuks om op te merken over een goede voorraadadministratie: in QuickBooks-vensters waarin u de hoeveelheden van de voorraaditems kunt invoeren (zoals het venster dat u gebruikt om een ​​factuur op te nemen), plaatst QuickBooks een kleine knop in het veld Hoeveelheid. U kunt op deze knop klikken om een ​​dialoogvenster te zien waarin de huidige en toekomstige beschikbaarheid van het item wordt beschreven.

Een moraal van dit verhaal is: Houd een goede, beschrijvende itemlijst bij. De andere moraal is om artikelen zorgvuldig in te voeren op het tabblad Artikelen van cheques en rekeningen en in het vak Artikel/Beschrijving/Aantal/Tarief/Bedrag van kassabonnen en facturen.